¿CUÁL ES LA MEJOR DISTRIBUCIÓN PARA UNA OFICINA?

Conseguir que nuestro lugar de trabajo sea un lugar agradable, funcional y eficiente no es tan difícil como pueda parecer a priori. Atrás quedan las oficinas de paisaje único y homogéneo, con estancias comunes que apenas se diferenciaban. En las oficinas modernas de hoy en día conviven las áreas abiertas con las privadas, así como los puestos de trabajo individuales con los diseñados para el trabajo en equipo.

Está claro que el diseño y la distribución de nuestro lugar de trabajo influye sobremanera en nuestro rendimiento, ya que no es lo mismo trabajar en un espacio amplio, bien iluminado y ordenado que en otro que no lo sea. Por ello, es fundamental estudiar la distribución de la oficina y conseguir un correcto layout del espacio de ésta. A lo largo de este post os vamos a dar una serie de consejos para conseguir que la distribución de nuestra oficina sea lo más correcta posible.

¿QUÉ IMPORTANCIA TIENE LA DISTRIBUCIÓN DE LA OFICINA EN UNA EMPRESA?

A simple vista, parece que la distribución del espacio de trabajo en una empresa no tiene una importancia excesiva, pero lo cierto es que influye en numerosos aspectos a los que no se les presta atención en el día a día.

Un diseño inteligente y una distribución eficiente de nuestro puesto de trabajo influye directamente en los empleados, aumentando su productividad y mejorando su bienestar.

Una buena distribución implica la creación de un entorno que facilite la comunicación entre los trabajadores, fomente la colaboración y respete, a la vez, la concentración y la privacidad.

Una correcta distribución no es solamente cambiar los muebles de sitio, sino que implica  un trabajo de investigación de las necesidades de la empresa para crear un ambiente cómodo para todos los trabajadores.

¿DÓNDE UBICAR LAS DIFERENTES ZONAS?

Una de los primeros aspectos que debemos tener en cuenta a la hora de organizar la distribución de una oficina, es tener claro dónde vamos a ubicar las diferentes zonas con las que contamos. En este apartado os vamos a contar cuál es el mejor lugar para colocar algunas de las estancias más comunes que encontramos en cualquier oficina:

ZONA DE RECEPCIÓN

Esta zona debe ser bastante accesible y visible desde la entrada, ya que se trata del primer contacto que los visitantes y empleados van a tener de la oficina. Por ello, debemos crear un diseño acogedor y profesional.

SALA DE ESPERA

La sala de espera debe estar cerca de la recepción, ya que es el lugar donde van a esperar las visitas. Este espacio tiene que contar con asientos cómodos y debe estar provisto de material de lectura o pantallas informativas para entretener a las personas que la ocupen. Esta primera toma de contacto con la empresa también debe contar con una correcta y bonita decoración.

SALA DE REUNIONES

Aunque este espacio debe ser accesible, también debe contar con una especial privacidad. Como lugar donde se desarrollan diversas reuniones, esta sala debe disponer de moderna tecnología para conferencias y presentaciones.

OFFICE Y CAFETERÍA

Estos espacios deben estar cerca de la zona de trabajo para hacer pequeños descansos, pero en una zona que también permita una cierta desconexión de la rutina diaria.

ÁREA DE DIRECCIÓN

El área de Dirección también debe ser accesible para los empleados, pero con la privacidad necesaria que requiere esta zona dentro de la oficina.

PUESTOS DE TRABAJO

El lugar ideal para los puestos de trabajo contar con vistas al exterior para aprovechar la luz natural. Este espacio también debe fomentar la concentración y la productividad.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA DISEÑAR EL ESPACIO DE UNA OFICINA

En este apartado os vamos a explicar algunos de los conceptos que resultan imprescindibles para el buen diseño del espacio de una oficina. Estos son los siguientes:

• La estructura organizativa: primero de todo, hay que conocer la cultura corporativa y la estructura organizativa de la empresa, así como sus valores y el tipo de liderazgo que quieren proyectar sus directivos. También debemos saber el tipo de comunicación que va a primar entre los departamentos.
• Los flujos de trabajo: debemos entender cómo se trabaja en la empresa para configurar la distribución de los puestos de trabajo y definir los espacios. Los flujos de trabajo nos ayudarán a ahorrar tiempo consiguiendo que el trabajo fluya, de principio a fin.
• La iluminación: está comprobado que la iluminación influye en el estado de ánimo de los trabajadores. Una buena luz natural puede ayudar a reducir hasta en un 80% la visión borrosa, los dolores de cabeza y la fatiga visual. Si tenemos que trabajar con luz artificial, lo mejor es optar por una luz blanca, ya que crea entornos dinámicos, ayuda a concentrarse y no distorsiona los colores.
• Los colores: hay que tener muy en cuenta los colores que vamos a utilizar en la oficina, ya que dependiendo del que elijamos podremos estimular o no la productividad. Por ejemplo, los tonos azules y verdes favorecen la concentración, el amarillo y naranja potencian la creatividad, y el blanco y gris transmiten poder, por lo que suelen ser los elegidos para los despachos directivos.
• La climatización: todos sabemos de la importancia de ventilar. Abrir las ventanas es imprescindible para mantener una buena calidad del aire en el interior y evitar los malos olores. Las oficinas deben tener una correcta climatización, lo que implica calcular la ocupación real y la actividad que se realiza en cada espacio.
• La tecnología: está claro que las tecnologías han cambiado y facilitado nuestras vidas, sobre todo en el trabajo. No solo debemos disponer de una buena electrificación para el cableado, sino que hay que contar con una buena conexión a internet e incluso muebles inteligentes que nos ayuden en nuestro trabajo diario.
• El mobiliario: este es un aspecto muy importante en el diseño de la oficina, ya que es lo que más va a llamar nuestra atención. Los muebles deben ser funcionales y ergonómicos, adaptándose a la actividad de los trabajadores, y deben estar distribuidos de la mejor manera posible para crear ambientes agradables.

CONSEJOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

Ya hemos visto la importancia de una buena distribución en la oficina y os hemos facilitado algunas claves para ayudaros a tal fin. Aún así, vamos a daros otros consejos que pueden venir muy bien a la hora de diseñar una oficina moderna:

• Privacidad versus open space: aunque se trabaje en un concepto open space o en una mesa compartida, hay que dotar a los espacios de una cierta privacidad para poder realizar llamadas o videollamadas en un ambiente más íntimo.
• Flexibilidad: es importante crear un espacio flexible, que pueda volver a configurarse con facilidad. Para ello, podemos optar por muebles móviles, como paneles o gradas que permitan transformar el espacio fácilmente.
• Dimensión de las mesas: el tamaño de las mesas debe ir acorde a las necesidades del trabajo.
• Luz natural: la mejor opción es situar los puestos de trabajo de manera que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.
• Uso de mamparas de vidrio: si la oficina es pequeña y debemos crear espacios aislados, la mejor opción es instalar mamparas de vidrio transparente que permitan el paso de la luz.
• Espacios diferentes: debemos crear un espacio para cada función. Las oficinas modernas cuentan con áreas abiertas que conviven con las privadas, a diferencia de las oficinas de décadas anteriores, donde el paisaje era único y homogéneo. Debe haber espacios para reuniones, para recibir visitas o para tomar un café.
• Distribución de las mesas: la distribución de las mesas va a variar en función del trabajo que se realice. Para trabajar de manera transparente y abierta, lo mejor es optar por las mesas tipo bench, que facilitan la colaboración entre los trabajadores. Si el trabajo requiere una mayor concentración, lo mejor es contar con una mesa con paneles que aíslen al trabajador del resto. Por último, las mesas en forma de L son perfectas para oficinas pequeñas, ya que disponen de mucho espacio para los documentos.

PRINCIPALES VENTAJAS DE LA ÓPTIMA DISTRIBUCIÓN DE UNA OFICINA

Después de todo lo que os hemos explicado, queda claro que una óptima distribución en la oficina repercute en varios aspectos y tiene múltiples ventajas. A continuación, os vamos a detallar las más importantes:

• Incremento de la productividad: gracias a una buena distribución en la oficina, tendremos todo limpio y ordenado, creando un ambiente más confortable para el trabajador, traduciéndose en una mayor productividad.
• Reduce los riesgos y las lesiones: la buena disposición del mobiliario no solo contribuye a que el empleado trabaje mejor, sino que también puede evitar que sufra algún tipo de accidente, como sí podría ocurrir en un ambiente sucio y desordenado.
• Contribuye a reducir los niveles de estrés: un ambiente limpio y ordenado también ayuda a la paz mental de los empleados y, por tanto, reduce sus niveles de estrés. Además, como os hemos comentado un poco más arriba, la elección del color también influye, por lo que se deben elegir colores que otorguen tranquilidad.
• Carta de presentación de la empresa: la correcta distribución de la oficina también va a tener un impacto positivo en el cliente, ya que es lo primero con lo que se va a encontrar, incluso antes que el producto o servicio que se le va a presentar. Esta carta de presentación de la empresa también tiene un gran impacto para el propio empleado, ya que este ambiente provoca una mayor motivación y, por tanto, va a aumentar su productividad.

EJEMPLOS DE DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

Plano de oficina con distribución de salas con diferente usos: sala de juntas, salas de reuniones, despachos individuales y salas con mesas operativas para varios trabajadores.

Plano de oficina con espacios abiertos y cerrados para pequeñas y grandes salas de juntas y despachos directivos. Además de office y almacén.

Plano de oficina con espacios abiertos y mesas operativas tipo call center. Pequeñas salas de juntas a los extremos. Salas pequeñas de reuniones en los extremos.