POR QUÉ TU OFICINA NECESITA UNA SALA DE VIDEOCONFERENCIAS.
Con el avance de las nuevas tecnologías y la irrupción de la pandemia de coronavirus en 2020 la forma de trabajar ha sufrido cambios importantes, pues hubo que adaptarse rápidamente a realizar el trabajo de manera telemática. Reuniones online, gestión de equipos a distancia…
Los confinamientos ya son historia, pero los cambios a la hora de enfocar el trabajo se han mantenido en muchas empresas para beneficio tanto de los trabajadores como de las entidades. El principal cambio y el más significativo es trabajar en remoto. Y es que en muchos negocios la presencialidad no es fundamental el 100% de las veces, tan solo es necesario conexión a Internet y un ordenador. Este modelo ha permitido más flexibilidad a los empleados para compaginar su actividad laboral y su vida privada.
Para las empresas que sus trabajadores estén más agusto y equilibrados les reporta un aumento de la productividad, por lo que todos ganan. Pero aunque el teletrabajo sea una realidad, las oficinas siguen existiendo y siguen siendo el núcleo fundamental de la empresa. Deben estar preparadas para la presencialidad pero también para entornos online, por lo que la sala de videoconferencias ha pasado a ser una estancia indispensable en cualquier empresa.
¿QUÉ ES UNA SALA DE VIDEOCONFERENCIAS?
Las videoconferencias se han convertido en un ‘must’ de toda empresa vanguardista. Gracias a los dispositivos y la conectividad actual, es posible mantener una reunión online con los integrantes en partes diferentes del mundo.
Antes organizar reuniones con clientes o con trabajadores que se encontraban fuera de la ciudad o del país era complejo, pero ahora con programas como zoom o meet, todo está a golpe de click.
Una sala de videoconferencias tiene ahora un papel primordial en la empresa, pues se trata de una zona totalmente adaptada a reuniones con clientes, clientes potenciales y trabajadores. Tanto de forma presencial como online, tiene que ser una sala multidisciplinar y conectada a la red.
El principal beneficio de contar con una zona de videoconferencia en la oficina es que no habrá que aplazar ninguna reunión, ya sea con una persona o con varias. La empresa estará siempre abierta y conectada para tratar los temas importantes. Una digitalización que los clientes agradecen, pues la disposición e inmediatez siempre es bien recibida.
¿QUÉ DEBE CONTENER EL ÁREA DE VIDEOCONFERENCIAS?
- Es necesario que sea una sala propia, es decir, separada del resto para tener privacidad y que las conversaciones no se vean interrumpidas.
- Si el espacio lo permite, es aconsejable contar con una mesa grande y espaciosa en la que cojan varias personas.
- Las sillas deben de ser cómodas, pues aunque no sea el espacio principal de trabajo, es importante estar cómodos en una reunión. Clientes y empleados lo agradecerán. Una silla estilo KLC o CAPPA pueden ser adecuadas, aunque también se pueden poner butacas para dar un aspecto más sobrio.
- La sala tiene que contar con varios enchufes, pues en la era actual la conectividad es fundamental. Tanto los clientes como los trabajadores deben poder conectar sus equipos. Hay mesas de colectividades con conectores ya integrados y espacio para los cables.
- Y por supuesto, en toda sala de videoconferencias debe de haber una pantalla grande para aquellas reuniones que se tengan que hacer de manera telemática.
- Una televisión o monitor grande centrado, preferentemente colgado de la pared para que quien o quienes estén al otro lado vean a los que están en la sala centrados, casi como si estuvieran allí.
- El equipo de sonido y la conexión es importante, deben funcionar bien para que las conferencias sean de calidad y de verdad cumplan su función.
Para el tema de la conectividad se aconseja contar con algún router o dispositivo que amplifique la señal wifi en la zona, así no se perderá señal. En cuanto al sonido, merece la pena invertir en unos altavoces y micrófono adecuados para que todo el equipo escuche bien y le escuchen.
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